Po sepsání všech myšlenek si je projdi a rozděl do kategorií pro větší přehlednost. Např. můžeš mít kategorie typu: marketingový funnel, jedeme na dovolenou, úklid domu, webové stránky, vytvoření nového online kurzu, zahrada, … V každé této kategorii se nachází podobné úkoly. (V počítači přeházíš jen pár řádků, papír musíš přepsat.)
Jakmile máš před sebou veškeré úkoly seřazeny v kategoriích, zvol si ty hlavní priority týdne. Vyber úkoly a projekty, které budou dokončeny příští týden. To, co se zapíše do diáře, tak se “musí” splnit. Tvůj diář není to-do-list, ale rozvrh kdy se co přesně splní. Tvůj diář je tvůj šéf. (Jakmile si zaznamenáš určitý úkol do diáře, tak ho hned vymaž z “Druhého mozku”.)
Jestliže nevíš, které priority máš vybrat, protože všechno vypadá důležitě, použij Eisenhowerovu matici: Rozděl úkoly na důležité/naléhavé, důležité/nenaléhavé, nedůležité/naléhavé a nedůležité/nenaléhavé.
Začni pracovat na úkolech, které jsou nejdůležitější a naléhavé. Najdeš je v prvním kvadrantu. Jsou to úkoly, které “hoří”. Bohužel jsme často ve stresu, když se věnujeme těmto úkolům. Ale když hoří, tak se musí hasit…
Ideálem je věnovat se činnostem, které jsou ve druhém kvadrantu. Tedy věcem důležitým a nenaléhavým. Jelikož jsou to úkoly, které jsou nenaléhavé, často je odsouváme na později. A to je chyba. Naplánuj si je tedy do diáře, jinak se z nich stanou “hořící” úkoly.
Podívej se na svůj seznam úkolů a vše, co je naléhavé a nedůležité, deleguj. Přestaň také řešit problémy ostatních a říkat lidem “ano” jen ze slabosti. Každé “ano” pro někoho jiného je “ne” pro tebe.
Snaž se naprosto eliminovat činnosti, které jsou nedůležité a nenaléhavé. Berou ti energii a čas na věci, na kterých záleží.
Úkol: Na seznamu “Druhého mozku” zvýrazni tvoje priority. Začni s důležitými a naléhavými úkoly, které se nachází v prvním kvadrantu.