Pro efektivní plánování je zásadní mít v diáři zanesenou pravidelnou agendu, která se opakuje. Zaznamenej si dopředu časové bloky, o kterých už nyní víš. Je to vždy něco pravidelného. (Např. já vím, že každý pátek v 10 hodin mám pravidelná setkání s mým mastermindem a přes to vlak nejede.) Nyní si zanes již naporcované prioritní projekty a úkoly do diáře okolo tvé pravidelné agendy.
Můžeš si plánovat čas v blocích zaměřený na splnění konkrétního úkolu (např. chci dokončit slidy k prezentaci) nebo konkrétní činnosti bez ohledu na výsledek (např. budu se 20 minut protahovat, budu si číst knížku).
Měj na paměti Hofstadterův zákon, který říká, že vše trvá déle než očekáváme. Jako začátečník v plánování si proto dávej “časový polštář” a rezervuj si pro splnění úkolu vždy dvakrát až třikrát více času než původně předpokládáš, že ti úkol zabere.
Tvůj plán se bude neustále měnit a je důležité na tyto změny flexibilně reagovat. Pokud zjistíš, že nestíháš nebo se situace změní, rovnou přesouvej časové bloky na další den nebo je rovnou zapiš zpět do “Druhého mozku”. Tímto způsobem si udržíš kontrolu nad svým časem a minimalizuješ stres z nedodržených plánů.
Vytvářej si v diáři časové bloky na práci, na sociální interakce i odpočinek. Cílem plánování není každou minutu pracovat, ale naplánovat si nejlepší možný den, který si můžeš dopřát.
Při plánování časových bloků se zamysli též nad tím, kdy jsi nejvíce během dne produktivní. Takže nejdůležitější a nejnáročnější úkoly, které vyžadují spoustu mentální energie plánuj například na dopoledne. Odpoledne se pak můžeš věnovat úkolům, které nevyžadují tvou maximální koncentraci.
Úkol: Zanes do diáře pravidelnou agendu (hlavní kameny) a kolem ní poskládej časové bloky s úkoly.